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Computer 19.02.2019 10:22

Wie man einen effektiven Zeitplan erstellen kann


Üblicherweise gibt es zwei Arten von Menschen, wenn es um die Erledigung von Projekten geht: Die einen halten von Projektplanung gar nichts, während die anderen ohne eine vorbestimmte Strategie nicht arbeiten können. Doch spätestens, wenn es darum geht, Teams zu leiten und Projekte zum Erfolg zu führen, ist eine gut ausgearbeitete Projektplanung unabdingbar. Wir möchten Ihnen zeigen, wie sie einen effektiven Zeitplan für ihr Projekt erstellen, sodass sie letztlich alles im Griff haben.



7 Fragen zum Erfolg

Ein Projekt hat in der Regel mehrere Aspekte und wirft sieben Fragen auf. Wo, warum, was, wer, bis wann und wie viel sind die Fragen, die Projektmanager früher oder später beantworten müssen, um einen erfolgreichen Zeitplan zu erstellen.

1. Wo stehen wir im Projektfluss?

Um zu wissen, wohin der Weg führen soll, muss man wissen, wie die Ausgangslage ist. Beispielsweise muss geklärt werden, welche Informationen bereits vorliegen und was bereits erledigt wurde. Außerdem sollten die Stärken und Schwächen von Mitarbeitern für das Projekt einkalkuliert werden.

2. Warum muss das Projekt erledigt werden?

Ohne eine Vision fehlt die Motivation, um ein Projekt abzuschließen. Außerdem ermöglicht diese Frage, Prioritäten besser zu setzen, wenn man weiß, was die Motivation dahinter ist. Dabei sollten sich Projektmanager auch fragen, welchen Nutzen das Projekt hat und welche Effekte erhofft werden.

3. Was soll erreicht werden?

Die Frage nach dem „Was“ ist vielleicht die wichtigste. Denn nur wenn man weiß, was genau erreicht werden soll, kann ein entsprechender Zeitplan kalkuliert und erstellt werden. Außerdem kommt es dadurch zu weniger Missverständnissen zwischen Mitarbeitern. Denn wenn jeder eine andere Vorstellung vom Endergebnis hat, kann die Zeitplanung und Zielsetzung aus den Fugen geraten.

Projektmanager sollten deshalb klären, welche Ziele verfolgt werden und welche keine Rolle spielen. Dies muss den Mitarbeitern entsprechend kommuniziert werden.

4. Wer soll am Projekt beteiligt werden?

Sobald Fragen nach dem Warum und Was beantwortet wurden, geht es um die Ressourcenverwaltung. Projektmanager müssen einschätzen, welche Teilbereiche von welchen Mitarbeitern am besten erledigt werden können. Denn nur so wird es letztlich möglich, den Zeitplan entsprechend zu optimieren.

An diesem Punkt wird eine Organisationsstruktur geschaffen und Unterstützer gefunden. Es sollten sich die Fragen gestellt werden, welche Mitarbeiter am Projekt beteiligt sind und wie das Projektteam organisiert werden soll.

Bei der Ressourcenplanung kann beispielsweise eine Planungs-Software helfen, die in die unternehmenseigene Kalender-Software wie Outlook oder Google Kalender integriert werden kann.

5. Wie soll das Projekt strukturiert werden?

An diesem Punkt geht es um die inhaltliche Ebene. Die Projektstruktur wird erarbeitet, so das sich mit ihr gut arbeiten lässt. Auf diese Weise behalten Mitarbeiter einen Überblick und können den Zeitplan besser einschätzen.

6. Bis wann soll das Projekt abgeschlossen werden?

Um einen effektiven Zeitplan zu erstellen, muss der zeitliche Rahmen des Projekts von vornherein festgelegt werden. Es können zusätzlich Meilensteine erzielt erstellt werden, um ein langfristiges Projekt in zeitliche Abstände zu unterteilen, umso den Überblick zu bewahren. Es sollten die Fragen beantwortet werden, welche Projektphasen es gibt und wie die Arbeitspakete angeordnet werden sollen.

7. Wie viel kostet es?

Auch der Geldfaktor spielt bei der Projektplanung und der Erstellung eines Zeitplans eine große Rolle. Denn schließlich müssen Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Der Geldfaktor kann auch den zeitlichen Rahmen bestimmen, da meistens die Kosten steigen, wenn das Projekt länger dauert. Es sollten also Fragen geklärt werden wie „Was kosten die Ressourcen?“ und „Wie hoch werden die Gesamtkosten des Projekts sein?“

Fertig! Mit diesen sieben Fragen sollte es jedem Projektmanager möglich sein, einen effektiven Zeitplan erstellen zu können. Denn sobald alle Faktoren berücksichtigt werden, die für das Projekt eine Rolle spielen, ist die Erstellung eines Zeitplans wesentlich einfacher.

Dabei kann die Projektplanung sowohl handschriftlich an Wandtafeln oder auch digital mit Online-Tools erfolgen. Für größere Projekte und Organisationen sind in jedem Fall Software-Lösungen zu empfehlen, da so leicht einen Überblick über das Projekt erhalten werden kann. Außerdem ermöglichen Cloud-Funktionen besseren Zugang zur Projektübersicht für alle Mitarbeiter, so das eine effektivere Kommunikation möglich wird.


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