Beruf und Karriere 05.08.2010 15:05
Meetings sind nicht nur abwechslungsreiche Veranstaltungen im Büroalltag um Kaffe zu trinken, Brötchen essen und nette Kollegen zu treffen
Erstens: Die Einladung, überlegen Sie sich gut, welche Abteilungen betroffen sind und wer die Verantwortlichen Personen sind um diese dann ein zu laden. Wird jemand wichtiges bei der Einladung vergessen, könnte er (sie) es Ihnen übel nehmen.
Zweitens: Der Raum und die Technik. Falls ein Laptop, Flowchart oder andere Geräte benötigt prüfen Sie unbedingt vorher ob alles funktioniert. Schließen Sie auch die Geräte an, z.B. Laptop an den Beamer um wirklich sicher zu sein. Denn glauben Sie mir es gibt nichts Schlimmeres als wenn die Technik versagt und man ohne die PowerPoint Präsentation auf einmal seinen Vortrag halten soll.
Drittens: Die Agenda, sollte in jedem Fall schriftlich erfolgen. Stellen Sie mehrer Tagespunkte zusammen und beginnen Sie mit dem wichtigsten zuerst. Überlegen Sie auch eine Zeitlichen Rahmen um evtl. diese Info mit in der Agenda an zu geben.
Viertens: Der Zeitliche Rahmen und zu Beginn. Pünktlichkeit ist oberstes Gebot! Zu Beginn erklären Sie noch mal kurz die Tagespunkte und stellen die Meeting-Runde vor, falls notwendig.
Fünftens: Die Moderation: da Sie der Veranstalter des Meetings sind, übernehmen Sie die Moderation. Beginnen Sie mit neune Besprechungs- Themen oder unterbrechen sie höflichst wenn eine Diskussion die nicht endet am besten mit einem Kompromiss, z.B. am ende noch mal darüber zu diskutieren. Achten daher Sie als Moderator darauf, dass der Zeitliche Rahmen ungefähr eingehalten wird.
Sechstens: Vermeiden Sie Störungen, alle Meetingteilnehmer sollten vorher noch mal aufs Klo und nicht so viel Kaffee trinken. Achten Sie auch darauf, dass evtl. die Handys ausgeschaltet sind
Siebtens: Visuell darstellen, nutzen Sie visuelle Hilfsmittel (Beamer, Flipchart etc.) um diverse Probleme besser darzustellen und erklären zu können. Oft werden Themen nicht richtig verstanden und daher nicht ausführlich genug besprochen
Achtens: Ergebnisse Zusammenfassen, Sie als Moderator können gerne abschließend zu einem Tagespunkt das nur erzielte Ergebnis noch mal zusammenfassen und evtl. für die Protokollierung notieren
Neuntens: eine Pause sollte nach circa 90 min oder 2 Stunden erfolgen. Nicht nur die Raucher werden in der Zeit ungeduldig auch andere Besprechungsteilnehmer hören einfach nicht mehr richtig zu. Eine Pause sollte ungefähr 15 min dauern.
Letztes und Zehntens: Ein (Ergebnis-) Protokoll sollte spätestens am nächsten Tag fertig gestellt und an die Teilnehmenden verteilt worden sein. Den Inhalt könnten Sie zum Teil von den Teilnehmenden selbst erhalten, einer Protokoll Schreiber oder natürlich Sie selbst. Wichtig ist, dass Sie die einzelnen Tagespunkte mit Ihren Vereinbarten oder Erzielten Ergebnissen erwähnen. Falls noch ein Meeting geplant ist, darf eine Zielvereinbarung nicht fehlen.
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